รู้จัก HoRenSo ทักษะการสื่อสารแบบญี่ปุ่น
รู้จัก HoRenSo ทักษะการสื่อสารแบบญี่ปุ่น
รู้จัก HoRenSo ทักษะการสื่อสารแบบญี่ปุ่น
การทำงานในปัจจุบัน การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการทำงานให้บรรลุความสำเร็จและเป้าหมายในองค์กร เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน บางครั้งการสื่อสารที่ไม่เข้าใจกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง มีสาเหตุมาจากหลายประการ นอกจากเรื่องภาษาที่ใช้ในการสื่อสาร ความเข้าใจและความรู้ในเนื้องาน ภูมิหลังที่มาจากที่แตกต่างกัน ยิ่งถ้าทำงานกับองค์กรต่างชาติอย่างประเทศญี่ปุ่น ยิ่งต้องเข้าใจในวัฒนธรรมของญี่ปุ่นอีกด้วย วันนี้เรามีข้อแนะนำเรื่องการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้องมาให้นำไปปรับและประยุกต์ใช้ในการทำงานกันค่ะ
หลายๆท่านที่ได้ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นน่าจะรู้จัก HoRenSo กันบ้างแล้ว แต่ถ้าใครที่กำลังจะเข้าทำงานบริษัทญี่ปุ่นหรืออยากทำงานในบริษัทญี่ปุ่น แอดมินคิดว่า เรามารู้จักและเรียนรู้ HoRenSo กันค่ะ รับรองทำงานราบรื่น ถูกใจเจ้านายคนญี่ปุ่นแน่นอนค่ะ
คำว่า Ho(報) Ren (連) So(祖) เป็นคำย่อมาจากคำภาษาญี่ปุ่น 3 คำ ได้แก่
報告(Houkuko) การรายงาน คือ รายงานความคืบหน้า สถานการณ์ หรือ ผลลัพธ์ของงานที่ได้รับมอบหมายให้กับหัวหน้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทราบ ซึ่งการรายงานนั้นจะต้องเน้นความถูกต้อง ความรวดเร็วและความครบถ้วน การทำงานของคนญี่ปุ่นชอบที่จะให้รายงานความคืบหน้าของงานในทุกๆเรื่อง อาจจะผ่านการสื่อสารในที่ประชุม หรือ ผ่านการส่งอีเมลล์ โดยเน้นการสื่อสารแบบทั่วถึง เช่น การส่งอีเมลล์ถึงผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทุกครั้งที่มีการรายงานให้รับรู้รับทราบ
สิ่งที่ต้องรายงาน
1.การรายงานเป็นระยะๆ
2.การรายงานผลลัพธ์
3.การรายงานปัญหา
หลักสำคัญของการรายงาน
1.ความสม่ำเสมอ
1) รายงานต่อผู้สั่งงาน
2) รายงานเป็นระยะๆ
3) รายงานอย่างถูกต้อง
4) เมื่อมีสถานการณ์ที่ไม่ดีให้รีบแจ้งทันที
2.สรุปอย่างได้ใจความ
1) รายงานผลสรุปก่อน
2) แยกข้อเท็จจริงและความคิดเห็นออกจากกัน
ก่อนที่จะมีการสื่อสารกับหัวหน้าทุกครั้ง ควรมีการเกริ่น เรื่องที่จะพูดก่อน เพราะ คนญี่ปุ่น จะความสำคัญของลำดับขั้นในการทำงานมาก และสรุปใจความสำคัญของเรื่องมากกว่าที่จะอธิบายรายละเอียด ถ้าเราเกิดพูดอะไรไปโดยที่ไม่มีหัวข้อ แล้วเอาแต่พูดอยู่ฝ่ายเดียว หัวหน้างานอาจจะเกิดความสับสนและไม่เข้าใจได้และฝ่ายลูกน้องจะเสียเวลาในการสื่อสารกับหัวหน้า
連絡 (Renraku) การติดต่อ ในการทำงานเราต้องมีการติดต่อกับฝ่ายต่างๆทั้งภายในบริษัทและภายนอก เช่น ทีมงาน คู่ค้า และ ซัพพายเออร์ เป็นต้น การทำงานที่ดีนั้นต้องทำงานแบบประสานงานร่วมกันหลายฝ่าย ต้องติดต่อหรือแจ้งกับผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่รับผิดชอบในเรื่องนั้น ๆ อย่างกระตือรือร้นและด้วยวิธีการที่เหมาะสม ไม่ว่าจะด้วยวาจา ทางโทรศัพท์ อีเมล เป็นต้น
การสื่อสารกับหัวหน้า จะต้องติดต่อและรายงานกระบวนการทำงาน อย่างต่อเนื่อง และทันถ่วงที ไม่ต้องรอให้หัวหน้าไต่ถาม กรณีเป็นเรื่องด่วนและสำคัญ จะต้องติดต่อหัวหน้าให้เร็วที่สุดควรเลือกช่องทางการติดต่อสื่อสารที่เหมาะสม ไม่ควรจะส่ง E-mail โดยเฉพาะงานที่ต้องการตัดสินใจเร่งด่วน ควรใช้วิธีการติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์หรือ Application ในการติดต่อสื่อสารอื่นๆ ก่อน
หลักสำคัญของการติดต่อ
1.เวลาที่เหมาะสม
1) แจ้งข้อมูลในเวลาที่ต้องการและเหมาะสม
2)แจ้งเรื่องที่มีผลกระทบอย่างกระตือรือร้น ไม่ปล่อยให้เวลาผ่านไปจนยากที่จะแก้ไข
2.ความถูกต้องและชัดเจน
1) แจ้งเรื่องต่อผู้เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน
2) เลือกวิธีการที่เหมาะสม
相談(Soudan) การปรึกษา คือ การปรึกษาหารือพูดคุยกัน เมื่อพบกับปัญหาหรือสถานการณ์ต่างๆกับหัวหน้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง พร้อมกับเตรียมนำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาไว้ด้วย เพื่อหาวิธีการแก้ไขในเรื่องนั้น ๆ
หลักสำคัญของการปรึกษา
1.ความกระตือรือร้น
1)ให้ถามทันที กรณีที่อยู่ในสถานการณ์ที่ไม่ไดี เกิดปัญหาหรือต้องการระดมสมอง
2) เตรียมเรื่องที่ต้องการปรึกษาให้ชัดเจน ว่าเราจะปรึกษาเรื่องอะไรพร้อมมีแนวทางการดำเนินการแก้ไขด้วย
2.ความอ่อนน้อมถ่อมตน
1) แสดงความรู้สึกขอบคุณ เมื่อได้รับคำปรึกษาจากหัวหน้า
2) แจ้งผลลัพธ์ทันที เมื่อปัญหาต่างๆได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว
เทคนิคการรายงานภายใน 1 นาที
1.บอกใจความหลัก
2.บอกทางเลือก
3.บอกประเด็นที่ต้องตัดสินใจ
4.บอกข้อสรุป
5.ถามทวนและยืนยันการดำเนินการ
หวังว่าบทความนี้ จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านค่ะ อยากให้นำไปปรับใช้ในการทำงานและการสื่อสารกับคนญี่ปุ่นกันเยอะๆนะคะ
ต้องการฝากประวัติ ลงทะเบียนสมัครงาน ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/
📧 ส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th
#HORENSO #บริษัทจัดหางานญี่ปุ่น #หางานกับบริษัทจัดหางาน #ทำงานบริษัทญี่ปุ่น #หางานบริษัทญี่ปุ่น #หางานฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย
#จัดหางานเพอร์ซันแนลคอนซัลแตนท์ #personnelconsultant
