เตรียมพร้อมก่อนการทำงานทุกเช้าด้วย Morning Talk

เช้าวันจันทร์เป็นคำที่พนักงานไม่อยากพูดถึง และยิ่งถ้าบอกว่าประชุมเช้าวันจันทร์ยิ่งไม่อยากมาทำงานกันเลย วันนี้เรามีวิธีการเปลี่ยนจากเช้าวันจันทร์ที่น่าเบื่อเป็นเช้าวันจันทร์ที่พร้อมเริ่มงานด้วย Morning Talk 

Morning Talk เป็นการเตรียมพร้อมทีมโดยใช้เวลา 10 – 15 นาทีก่อนเริ่มงานทุกวัน เพื่อเป็นการสื่อสารในองค์กรหรือทีมเพื่อการทำงานที่ชัดเจนเห็นเป้าหมายตรงกัน  หนึ่งในเทคนิคง่ายๆที่ผู้บริหารผู้จัดหาร  หัวหน้างาน สามารถนำไปใช้กับทีมและพนักงานได้ และยังช่วยให้คนพนักงาน ทีมงานเห็นเป้าหมายและทำงานได้อย่างชัดเจนก่อนเริ่มต้นการทำงานในแต่ละวัน   

การเตรียมพร้อมในการทำงานทุกเช้ามีความสำคัญมากสำหรับการจัดสรรการทำงานของพนักงานแต่ละวันและเป็นหน้าที่ของหัวหน้าหรือผู้จัดการ Morning Talk หรือการประชุมย่อย ๆ กันในตอนเช้าเพื่อสรุปประเด็นการทำงานเมื่อวานรวมไปถึงวางแผนงานที่จะทำประจำวัน เพียงใช้เวลาสั้น ๆ ตั้งแต่ 15 – 30 นาทีให้รัดกุมและคนในทีมได้เข้าใจเป้าหมายการทำงานตรงกัน ซึ่งการ Morning Talk จะช่วยลดปัญหาการสื่อสารของคนในทีมและในองค์กร แถมยังช่วยให้ทุกคนรับฟังซึ่งกันและกัน มีการทำงานอย่างเป็นระบบมากขึ้น รวมไปถึงความชัดเจนในการสื่อสารทางกายมากกว่าการใช้เทคโนโลยีที่อาจส่งผลคลาดเคลื่อนได้ เพื่อให้งานราบรื่น 

3 สิ่งสำคัญสำหรับ Morning Talk 

1.เมื่อวานมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง

จุดประสงค์หลักของการ Morning Talk คือการแก้ไขปัญหาร่วมกัน เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเดิม ๆ ซ้ำอีกครั้ง หัวหน้าต้องรับฟังถึงปัญหาของลูกน้อง รวมไปถึงข้อเสนอแนะหรือแนวทางการแก้ไขปัญหา ถือว่าเป็นการฝึกให้ลูกน้องคิด มีความรับผิดชอบ และเกิดความระมัดระวังในการทำงานมากขึ้น

ประเด็นการพูดคุยนี้ทำให้คนในทีมมีส่วนช่วยในการทำงานร่วมกันและได้มองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นซ้ำในอนาคต

2.เป้าหมายในการทำงานแต่ละวัน

หลังจากที่ได้พูดคุยถึงปัญหาแล้ว ทุกคนในทีมต้องระบุถึงงานที่จะทำในแต่ละวันเพื่อทราบกันอย่างทั่วถึง หัวหน้าต้องชี้แจงเป้าหมายของงานแต่ละชิ้นให้ชัดเจนเพื่อให้การทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกันมากที่สุด และมีส่วนช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงานว่าชิ้นไหนที่ด่วนและสำคัญที่สุด เพื่อให้ลูกน้องสามารถจัดสรรเวลาการทำงานได้ง่ายขึ้น และเพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด มอบหมายให้ลูกน้องแต่ละคนตั้งเป้าหมายเล็ก ๆ ของตัวเองที่สามารถทำได้ในแต่ละวัน โดยเป้าหมายนั้นต้องไม่ยากและไม่ง่ายจนเกินไป เพื่อให้เกิดความแอคทีฟตลอดวัน หากลูกน้องทำงานได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ อาจจะมีการให้คะแนนเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างสนุกสนานมากยิ่งขึ้น

3.เรื่องที่ต้องเน้นย้ำ

เป็นการปลูกฝังแนวคิดการทำงานในเชิงบวก เพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีความสุขที่สุด อีกทั้งยังเป็นการลดข้อผิดพลาด ให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกันมากขึ้น เพื่อให้ทุกคนได้ตระหนักในความร่วมแรงร่วมใจในการพัฒนาชิ้นงานให้เป็นไปตามเป้าหมายมากที่สุด

นอกจากนี้อาจจะมีการพูดคุยกันย่อย ๆ ถ้ามีเวลาเหลือ เช่น การอัปเดตข้อมูลข่าวสารของบริษัทหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่คนในทีมจะต้องช่วยกันคิดแบบคร่าว ๆ และกำหนดเวลาในการพูดคุยกันอีกครั้ง หลังจากที่ทำงานชิ้นสำคัญเสร็จ

กล่าวโดยสรุปคือ Morning Talk เป็นการสื่อสารย่อย ๆ อย่างมืออาชีพที่บริษัทยุคใหม่เริ่มหันมาทำกิจกรรมนี้กันมากขึ้น เพื่อทำให้แนวทางการทำงานมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว หัวหน้าที่คอยจดสรุปการประชุมก็จะได้มองเห็นภาพรวมและกลับมาทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นภายในทีมได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม นอกจากนี้ยังทำให้สะดวกต่อการเขียนรายงานประจำเดือนด้วยครับ

ก่อนเริ่มต้นการทำงานในแต่ละวัน ควรมีการสื่อสารภายในองค์กรด้วยวิธี  Meeting Morning Talk เพื่อให้ทีมงานทุกคนได้รับทราบเป้าหมายในการทำงานในทิศทางเดียวกัน และหากมีปัญหาเกิดขึ้นในการทำงานแต่ละวันก็จะสามารถร่วมกันค้นหาสาเหตุ และหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และการพูดคุยอัพเดทเรื่องที่นอกเหนือจากงาน ยังสร้างความสัมพันธ์ของทีมที่ดีด้วยเช่นกัน

ที่มา happyworkapp

 

สนใจหางาน อยากทำงานบริษัทญี่ปุ่น มาลงทะเบียนสมัครงานกับเพอร์ซันแนลฯ   ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
ต้องการฝากประวัติ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
ส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th