มารยาทการพูดโทรศัพท์ฉบับออฟฟิศญี่ปุ่น
มารยาทในการพูดโทรศัพท์ฉบับออฟฟิศญี่ปุ่น
หลายคนอาจจะมีคำถามว่า ทำไมเราต้องรู้มารยาทในการพูดโทรศัพท์ด้วย? อย่าลืมว่า การทำงานในบริษัทญี่ปุ่นนั้นให้ความสำคัญกับ “มารยาททางธุรกิจ” (ビジネスマナー – Business Manner) เป็นอย่างมาก การพูดโทรศัพท์ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่สะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพและวัฒนธรรมองค์กรของญี่ปุ่น มารยาทที่ดีจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความประทับใจ และลดความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้
1.รับโทรศัพท์ดังภายใน 3 ครั้ง ถ้ามีโทรศัพท์โทรเข้ามาที่บริษัทควรที่จะรับโทรศัพท์ดังภายใน 3 ครั้ง ซึ่งถือเป็นมารยาททางธุรกิจทั่วไป แล้วหลังจากนั้นก็
- บอกชื่อบริษัทและชื่อเราให้อีกฝ่ายทราบ「お電話ありがとうございました」「○○会社の○○でございます」
- ถ้าหากเราปล่อยให้ฝ่ายตรงข้ามรอนานเกินไปตอนที่รับสายควรพูด「お待たせいたしました。○○会社の○○でございます」
- มารยาทในการทำงานแบบญี่ปุ่นมักจะพูดประโยคที่แสดงถึงความขอบคุณต่อลูกค้าในความกรุณา, การสนับสนุน รวมไปถึงความร่วมมือที่มีให้ โดยจะพูดว่า 「 いつもお世話になっております。」
2. จดบันทึก / ฝ่ายตรงข้ามต้องการพูดกับใคร หลังจากที่เราบอกชื่อและชื่อบริษัทเสร็จ ฝ่ายตรงข้ามก็จะพูดชื่อและบริษัทของเขา ในตอนนี้เราควรที่จดบันทึกชื่อบริษัทและชื่อฝ่ายตรงข้าม หลังจากนั้นเราอาจจะก็จะพูดชื่อบริษัทและชื่อของฝ่ายตรงข้ามเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้อง 「○○会社の○○様ですね。いつもお世話になっております」
กรณีที่ผู้ที่โทรเข้ามาพูดไม่ชัดเจนหรือผู้ที่รับสายฟังไม่ถนัด ก็สามารถพูดให้เขาทวนชื่ออีกครั้งได้ โดยใช้ประโยคเหล่านี้ เช่น
- 「申し訳ございません。もう一度会社名とお名前をお願いいたします。」
- 「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」
- 「 申し訳ございません。もう一度お名前をいただけますでしょうか？」
หรือหากผู้ที่โทรเข้ามาไม่ได้แจ้งว่าเป็นใคร จากที่ไหน เราสามารถถามกลับได้ เช่น
- ไม่ทราบว่าจากใครหรือครับ / คะ?「どちら様でしょうか？ 」/ 「どなた様ですか？」
- กรุณาบอกชื่อของคุณได้ไหมครับ?「お名前を教えて頂けますか？ 」
- หากจะบอกว่าขอตรวจสอบว่าผู้ที่ต้องการคุยสายด้วยอยู่หรือไม่ ให้พูดประโยค「確認いたしますので、少々お待ちください。」
- ก่อนส่งต่อเราอาจจะทวนชื่อคนที่ต้องการคุยด้วยเพื่อเป็นการยืนยัน 「○○ですね」แต่เราจะไม่พูดคำว่า さん、様ต่อท้ายชื่อคนในบริษัทของเรา
- ** เมื่อกล่าวถึงคนในบริษัทจะใช้คำถ่อมตัว แม้คนนั้นจะเป็นเจ้านายหรือหัวหน้าก็ตาม ก็ไม่ใช้คำว่า “คุณ”
3.กรณีคนที่ฝ่ายตรงข้ามที่ต้องการคุยสายด้วยไม่อยู่ ถ้าหากหลังจากตรวจสอบแล้วพบว่า คนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยไม่อยู่ สามารถใช้ประโยคต่อไปนี้ ขึ้นอยู่แต่ละกรณี เช่น
- ประชุมอยู่ 申し訳ありません。「（名前。。）はただ今、打ち合わせ中でございます。」
- ไปทำงานนอกสถานที่ 申し訳ありません。「（名前。。）はただ今、外出しております。」
- ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน 申し訳ありません。「（名前。。）はただ今、不在となっております。」/ 申し訳ありません。「（名前。。）はただ今、席をはずしております。」
- ติดสายอยู่ 申し訳ありません。「（名前。。）はただ今、別の電話に出ております。」
- ลาหยุด 申し訳ありません。「（名前。。）は本日は休みをとっております。」
- **ทุกครั้งที่เราให้ฝ่ายตรงข้ามรอสาย ต้องพูดประโยค お待たせいたしました。ขอโทษที่ทำให้ถือสายรอด้วย
4.กรณีที่ต้องการให้โทรกลับ กรณีคนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยติดสายอยู่หรือยังไม่สะดวกคุย เราอาจจะถามว่าสะดวกให้ทางเราโทรกลับไหม หรือ บอกกับฝ่ายตรงข้ามไปว่าทางเราจะโทรกลับไป สามารถพูดได้ว่า เช่น
- สะดวกให้ทางเราติดต่อกลับไปไหม「こちらから折り返しご連絡を差し上げましょうか？」
- จะบอกทากาฮาชิให้โทรกลับ「高橋 へ折り返しお電話をさしあげるよう申し伝えます。」
- หากฝ่ายตรงข้ามต้องการให้ติดต่อกลับไป เราจะต้องขอเบอร์โทรศัพท์ในการติดต่อกลับ「折り返しのご連絡先を教えていただけますでしょうか？」
- **เพื่อความแน่ใจ ควรที่จะทวนเบอร์โทรศัพท์ โดยสามารถพูดได้ว่า「復唱させていただきます。」「ふくしょうさせていただきます。」
5. ก่อนวางสาย ก่อนที่จะวางสายตามมารยาทการทำธุรกิจ ควรกล่าวขอบคุณสำหรับการติดต่อมาและให้ฝ่ายที่โทรมาวางสายก่อน
- ขอบคุณสำหรับการติดต่อมาครับ/ค่ะ 「お電話いただき、どうもありがとうございました。」 หลังจากนั้นอาจจะกล่าวว่า「失礼いたします。」
- **ปกติแล้วมารยาทแบบคนญี่ปุ่นจะรอให้ฝ่ายที่โทรมาเป็นฝ่ายวางสายก่อน
6. กรณีที่เราเป็นคนโทรศัพท์ไป ให้บอกชื่อตัวเองก่อนว่าเป็นใคร โทรมาจากไหนบริษัทอะไร แล้วจึงค่อยขอสายฝั่งตรงข้าม โดยบอกชื่อหรือแผนก เช่น
- ซากุระจากบริษัทฟูจิเทรดดิ้งค่ะ「富士トレーディングのサクラと申します。」
- คุณทากาฮาชิอยู่ไหมคะ「高橋様はいらっしゃいますでしょうか？」
- คุณทานะกะ หัวหน้าแผนกอยู่ไหมครับ/คะ「田中さん課長はいらっしゃいますか？」
- ขอสายคุณยามาชิตะฝ่ายขายครับ/ค่ะ「営業部の山下さんをお願いいたします。」
สรุปมารยาทและวัฒนธรรมการพูดโทรศัพท์ฉบันคนญี่ปุ่น
- 1.เตรียมกระดาษจดทุกครั้ง
- 2.รับสายภายใน 3 กริ่ง (ถ้าเกิน 3 กริ่งต้องพูดว่า お待たせしました )
- 3.หลังรับสายให้บอกชื่อตัวเองและชื่อบริษัทก่อนเสมอ
- 4.ตรวจสอบชื่อคู่สนทนา ชื่อบริษัทให้ดี โดยเฉพาะตัวเลขหรือการสะกด ถ้าฟังไม่ชัดก็ให้ถามทันที
- 5.ทวนสรุปบทสนทนาที่จดเอาไว้ในกระดาษโน้ตว่าถูกต้องหรือไม่ก่อนที่จะวางสาย
- 6.เมื่อพูดโทรศัพท์เสร็จ ก่อนวางสายต้องรอให้อีกฝ่ายวางหูก่อนแล้วเราค่อยวางหูโทรศัพท์
- 7.กรณีโทรไปแล้วคนที่ต้องการพูดด้วยไม่อยู่ โดยปกติฝ่ายที่โทรไปจะต้องโทรกลับไปใหม่เอง การบอกให้ฝ่ายตรงข้ามโทรกลับมาหาตัวเองถือเป็นการเสียมารยาท
สำหรับน้องๆที่จะไปฝึกงาน น้องจบใหม่หรือท่านที่กำลังจะไปเริ่มงานหรือร่วมงานกับคนญี่ปุ่น สามารถนำวิธีการใช้โทรศัพท์ฉบับคนญี่ปุ่นไปใช้ได้ เพราะจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับตนเองและบริษัท การพูดโทรศัพท์อย่างสุภาพจะแสดงให้เห็นว่าคุณมีความเป็นมืออาชีพและช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือของบริษัทด้วยเช่นกัน
ขอบคุณข้อมูล : iiwasabi blockdit.com
บริษัทจัดหางาน เพอร์ซันแนล คอนซัลแตนท์ฯ เราเป็นบริษัทจัดหางานญี่ปุ่นในกรุงเทพ ให้บริการจัดหางานและสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นมาเป็นเวลากว่า 30 ปี ท่านที่สนใจหางาน อยากทำงานบริษัทญี่ปุ่น ไทยและต่างชาติ ลงทะเบียนสมัครงานกับเพอร์ซันแนลฯ ฟรี!! ไม่มีค่าใช้จ่าย
ต้องการฝากประวัติ https://www.personnelconsultant.co.th/jobseeker/register_jobseeker/
สอบถามโทร 02-2608454 หรือส่งเรซูเม่ (ภาษาอังกฤษ) jobs@personnelconsultant.co.th
